KOMUNIKASI PERKANTORAN

Komunikasi Perkantoran

A.    Komunikasi

Dalam pengertian yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada oranng lain. Dalam komunikasi  itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Kata komunikasi atau communication dalam bahasa inggris berasal dari kata latin communis yang berarti sama, communico, communication atau communicare yang berart membuat sama (to make common). Istilah pertama (communis) paling sering disebut sebagai asal kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata – kata latin  lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran , suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama. Akan tetapi definisi kontemporer manyarankan bahwa komunikasi merujuk pada cara berbagi hal – hal tersebut, seperti dalam kalimat “ kita berbagi pikiran” kita mendiskusikan makna dan kita mengirimkan pesan. Berbicara tentang definisi komunikasi, tidak ada definisi yang benar ataupun yang salah. Komunikasi didefinisikan secara luas sebagai “ berbagai pengalaman”. Sampai batas tertentu, setiap makhluk dapat dikatakan melakukan komunikasi dalam pengertian berbagai pengalaman.[1]

Dalam garis besarnya komunikasi memiliki unsur – unsur sebagai berikut :

1.      Pengirim warta (communicator).

2.      Warta, Keterangan , atau buah pikiran.

3.      Alat atau sarana untuk meyampaikan warta.

4.      Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ saran yang bersangkutan.

5.      Penerima warta (communicate).

Jadi, kalau misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada direktur perusahaan,  maka dalam hal ini terjadi communicaton.

Tetapi dalam suatu organisasi  atau kantor yang sudah besar, proses komunikasi administrasinya tidaklah sedemikian sederhana. Masih banyak unsur-unsur lainnya yang masuk ke dalam proses itu  seperti misalnya berbagai alat yang dipakainya atau tatacara penyampain wartanya.

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi me rupakan proses yang dinamis dan timbal balik, seperti yang tersusun sebagai berikut :

1.      Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.

2.      Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan ( tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak ), panjang , organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.

3.      Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal atau non verbal, bicara atau tertulis ) dan media (telepon, surat, memo, e-mail, laporan atau face to face ) yang tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan dan kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan.

4.      Penerima mendapatkan pesan.

5.      Penerima menguraikan pesan. Dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannya dalam pikiran. Jika mereka telah memahami pesan yang diterima dengan arti yang sama, maka itu sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

6.      Penerima memberikan feedback / mengirim balasan. Jika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti.

Komunikasi menurut Bovee di definisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan yang sampaikan dapat memberikan stimulus dan dimengerti oleh orang lain dan mendorong mereka  agar bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Sedangkan Robbin mendefinisikan sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.

Komunikasi yang terjadi menurut Scott dan Mitchell memiliki 4 fungsi yakni :

1.      Fungsi Kontrol.

·         Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya.

·         Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya.

·         Kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.

·         Komunikasi informal juga dapat mengontrol perilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan mengkomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauhi ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.

2.      Fungsi Motivasi.

·         Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan.

·         Sebaik apa mereka mengerjakannya.

·         Dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya di masa depan.

3.      Fungsi Emosi.

·         Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi social.

·         Interaksi social melalui komunikasi (formal maupun informal).

·         Masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negative, misalnya frustrasi atau tidak puas dengan peklerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.

4.      Fungsi Informasi.

·         Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak (Pemimpin) manajemen.

·         Dengan mentransfer data dan alternative pilihan  yang ada, individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.[2]

B.     Komunikasi yang Efektif.

Komunikasi yang efektif sangat dibutuhkan dalam dunia perkantoran / perusahaan baik secara verbal, nonverbal maupun tulisan untuk meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun perusahaan. Dengan memiliki ketrampilan komunikasi yang baik maka akan mengantisipasi timbulnya masalah, membuat keputusan, mengkoordinasikan arus kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Tanpa komunikasi yang baik maka akan menimbulkan kesalah fahaman dalam menginterpretasikan informasi yang disampaikan.

Ciri pesan yang efektif : (1) Menyediakan informasi yang praktis (2) Memberikan fakta dibandingkan kesan (3) Mengklarifikasi dan menyingkat informasi (4) Menyatakan tanggungjawab secara jelas (5) Membujuk dan menyediakan rekomendasi.

Manfaat daripada komunikasi yang efektif antara lain : (1) Pemecahan masalah lebih cepat (2) Keputusan yang lebih kuat (3) Meningkatkan produktivitas (4) Arus kerja yang lebih siap dan efektif (5) Hubungan bisnis yang lebih kuat (6) Materi promosi yang lebih jelas (7) Meningkatkan citra professional[3].

Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam. Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh  J. C Denyer (office Management, 1975) yang membedakanya dalam:

1.      Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Ini meliputi surat yang dikirimkan melalui surat pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.

2.      Sistem Komunikasi Lisan ( Oral Communication)

Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara.

3.      Sistem Mekanis (Mechanical System).

Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.

4.      Sistem Panggilan Petugas( Staff Location System).

Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari , menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya : manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital.  Sarahanya meliputi system radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

Selanjutnya , segala cara dan alat utuk mengadakan hubungan kalau mungkin hendaknya dipergunakan. Dengan demikian, warta yang dikehendaki dapat mencapai tempat tujuanya secara efektif. Cara dan Alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan hubungan dalam sesuatu organisasi ialah:

·         Wawancara Khusus.

·         Rapat kerja, konferensi atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam sesuatu perusahaan.

·         Pembicaraan telepon.

·         Penerbit , misalnya warta harian yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan untuk pekerja , atau majalah , buku, petunjuk, buku pedoman, brosur amanat dari pimpinan organisasi ataupun penerbit-penerbit khusus lainnya.

·         Surat  edaran.

·         Papan pengumuman.

·         Laporan tahunan kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan.

·         Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai.

·         Film, slides, dan alat-alat lainnya yang serupa.

Kalau semua daya upaya seperti diatas dijalankan , pastilah terjamin hubungan-hubungan yang lebih baik antar pihak pimpinan dengan bawahanya maupun antara para bawahan itu. Itulah sebabnya Barnard mengatakan bahwa syarat pertama bagi organisasi ialah adanya orang-orang  yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lainnya. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciptakan dan memelihara sebuah system komunikasi.

Untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi sesuatu  keperluan , manajer perkantoran perlu  mempertimbangkan 7 faktor utama yang dikemukakan oleh Mills dan Standingford :

·         Kecepatan

·         Kecermatan

·         Keselamatan

·         Kerahasiaan

·         Warkat

·         Kesan

·         Biaya

Ketujuh faktor itu tidak dapt secara mutlak  dikatakan yg satu penting daripada yg lainnya . Masing-masing factor harus diperhatikan dan dinilai untuk sesuatu keperluan, sarana , dan system komunikasi.[4] Dalam pemenuhan suatu komunikasi yang efektif, Bovee juga memaparkan beberapa azas komunikasi agar dapat berkomunikasi dan menghasilkan komunikasi yang efektif , antara lain :

·         Komunikasi berlangsung antara pikiran seorang dengan pikiran orang lain.

·         Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti.

·         Orang yang melakukan komunikasi memiliki kewajiban agar apa yang dia katakana bisa dimengerti oleh lawan bicaranya.

·         Orang yang tidak faham dengan suatu penjelasan,memiliki kewajiban untuk meminta penjelasan lagi.[5]

C.    Mendengarkan

Mendengar mempunyai makna dapat menangkap bunyi dengan telinga. Sadar atau tidak, kalau ada bunyi, alat pendengar kita akan menangkap atau mendengar bunyi-bunyi tersebut. Proses mendengar terjadi tanpa perencanaan tetapi datang secara kebetulan. Bunyi-bunyi yang hadir di telinga itu mungkin menarik perhatian, mungkin juga tidak.

Mendengarkan adalah merespon atau menerima bunyi secara disengaja. Memperhatikan dengan baik apa yang dikatakan oleh orang lain yang sudah mulai melibatkan unsur kejiwaan yang berarti aktivitas mental sudah muncul.

Mendengarkan adalah suatu kegiatan yang amat sangat penting. Salah satu indera yang sangat memberikan pengaruh bagi kita untuk menerima atau mengetahui suatu informasi. Terbukti dalam suatu bagan penelitian di USA dijelaskan bahwa persentase waktu dalam berkomunikasi berdasarkan jalur komunikasi tercatat 45% mendengarkan, 30% berbicara , 16% membaca, 9% menulis. Menurut Lesikar, Pettit dan Flatley mendengarkan mempunyai 3 aktiviats dasar :

·         Memahami. Dalam memahami ini terdapat dua hal yang digunakan untuk memahami kata – kata yakni (1) Seberapa baik telinga kita mendengarnya (2) Perhatian kita terhadap apa yang kita dengarkan.

·         Menyaring. Setiap orang dalam proses penyaringan informasi dipengaruhi oleh pengalaman dan kemampuan berkomunikasi seseorang.

·         Mengingat. Kemampuan dalam mengingat memang sangat terbatas, namun ingatan itu akan selalau terekam oleh otak jika informasi itu sering kita gunakan dalam kehidupan sehari – hari.

Mendengarkan menurut Locker terdapat 3 elemen yakni :

·         Elemen internal. Mendengarkan akan efekif jika kita tidak hanay mendengar pesan yang disampaikan tapi juga beusaha memahami maksud dari pengirim pesan.

·         Elemen Konstektual. Dalam mendengarkan juga dipengaruhi dengan situasi dan kondisi lingkungannya. Jika sikon tidak memungkinkan untuk terjadinya komunikasi, maka komunikasi yang terjad sulit ntuk bisa difahami. Misalnya, gangguan suara, hambatan waktu.

·         Elemen hubungan. Bentuk hubungan dalam proses komunikasi juga menjadi factor penting. Semakin baik hubungan antara pengirim pesan dan penerima pesan maka proses komunikasi yang terjadi akan jauh lebih baik.[6]

Dalam proses mendengarkan juga terdapat kiat untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan yang baik : (1) Komitmen untuk memperbaiki (2) Fokus (3) Meningkatkan akurasi penyaringan informasi (4) konsentrasi untuk mengingat.

D.    Komunikasi dalam organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).

Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:

·         Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.  

Teori Weick tentang pengorganisasian mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi karena ia menggunakan komunikasi sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya, kegiatan-kegiatan pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian dari informasi yang diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau keruwetan, kerancuan, dan kurangnya predictability. Semua informasi dari lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan.

·         Pendekatan budaya. Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.

Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.

·         Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.

Bahasa adalah medium utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.

Manajer dapat menciptakan kesehatan organisasi dan nilai-nilai demokrasi dengan mengkoordinasikan partisipasi stakeholder dalam keputusan-keputusan korporat.[7]

Baik organisasi besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisaasi, kita sedang memasuki rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataanya, komunikasi memiliki dua bentuk yakni :

·          Komunikasi Internal.

Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai. Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita.

·          Komunikasi Eksternal.

Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Misalnya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.

Tidak hanya jenis komunikasi internal dann eksternal dalam organisasi, namun juga terdapat pembagian komunikasi lain dalam organisasi, yakni :

·         Komunikasi Formal. Komunikasi ini dibangun oleh struktur organisasi. Dalam hal ini terdapat dua proses komunikasi yaitu komunikasi dari atas ke bawah , komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi horizontal. (1) Komunikai dari atas ke bawah adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahandengan tujuan mendiskripsikan intruksi  tugas yang bersifat spesifik yang seharusnya dilakukan oleh orang yang menduduki jabatan tersebut dengan waktu yang telah ditentukan. Melalui komunikasi dari atas ke bawah seorang pemimpin dapat melakukan koordinasi terhadap bagian -  bagian  organisasi yang ada di bawah tanggung jawabnya. (2) Komunikasi dari bawah ke atas adalah komunikasi yang terjadi antara bawahan dengan atasan, hal ini untuk memperoleh umpan balik dari para bawahan. Keuntungan dari proses komunikasi ini adalah terciptanya saluran yang menyebabkan manajemen dapat mengukur iklim organisasi dan mengenali bidang yang menjadi peerhatian para bawahan. Seperti iklim organisasi yang tidak kohesif atau produktivitas yang rendah dalam organisasi. (3) Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi diantara orang – orang yang menduduki posisi yang secara hirarkis pada tingat yang sama. Komunikasi ini memiliki fungsi dalam organisasi yang bersifat integrative dan koordinatif. Dalam konteks posisi tingkat tinggi dalam organisasi bisnis, para direktur dalam bidang pemasaran, keuangan dan produksi dengan komunikasi ini dapat melakukan koordinasi dalam upaya membangun rencana integratif perusahaan pada lima tahun ke depan. Koordinasi pada individu yang memiliki jabatan yang sama sangat membantu tercapainya tujuan perusahaan atau tujuan organisasi pada umumnya.

·         Komunikasi informal. Komunikasi ini terjadi dengan adanya individu – individu yang saling berhubungan secara spontan atau ilmiah. Komunikasi ini bisa dijadikan pelengkap komunikasi formal dalam suatu organisasi.  Komunikasi informal dapat terjadi karena beberapa sebab:  (1) apabila informasi yang diterima dirasakan belum atau sulit untuk diperoleh maka orang – orang tertentu berupaya untuk mendapatkan melalui komunikasi informal. (2) apabila timbul ketidak nyamanan, maka untuk menghindarai terjadinya rasa tidak nyaman, mereka butuh melakukan komunikasi informal. (3) apabila orang tidak menyukai orang lain, maka mereka mendapatkan keuntungan dengan menyebar rumor negative tentang orang tersebut melalui komunikasi informal. (4) apabila seseorang memperoleh informasi baru, dan dia menginginkan agar orang lain juga bisa tahu, maka melalui komunikaso informal bisa tersalurkan.

Dampak negatife dari komunikasi informal adalah penyampaian informasi yang kurang akurat dan pada kesempatan berikutnya dapat menyebabkan ketidakpuasan atau kecemasan pada unsure – unsure yang ada dalam organisasi. Selain dampak negative, juga terdapat dampak positif diantaranya adalah : (1) Dapat memelihara perasaan memiliki dalam organisasi dan rasa aman individu-individu dalam organisasi. (2) Dapat menjadi ssemacam saluran yang aman bagi para anggota untuk mencurahkan emosi mereka. (3) Para pemimpin akan  lebih cermat dalam melaukan implementasi (bertindak ) dan perencanaan berdasarkan komunikasi informal dengan para bawahan.[8]

E.     Hambatan Komunikasi dan kiat menghindarinya

Banyak hal yang bisa menghambat untuk terjadinya komunikasi yang efektif. Menurut Leonard R.S. dan George Strauss dalam Stoner james, A.F dan Charles Wankel sebagaimana yang dikutip oleh Herujito (2001), ada beberapa hambatan terhadap komunikasi yang efektif, yaitu :

·         Mendengar. Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.

·         Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.

·         Menilai sumber. Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.

·         Persepsi yang berbeda. Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.

·         Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.

·         Sinyal nonverbal yang tidak konsisten. Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mempengaruhi proses komunikasi yang berlangsung.

·         Pengaruh emosi. Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima informasi. Apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan ditanggapinya.

·         Gangguan. Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.[9]

Semua kegiatan memiliki hambatan dalam proses terlaksananya, termasuk komunikasi sendiri juga terdapat hambatan. Hambatan komunikasi muncul ketika pesan yang disampaikan oleh pengirim tidak bisa difahami secara tepat dengan penerima pesan. Jika seperti itu maka akan menghambat jalannya komunikasi yang efektif. Hal tersebut bisa terjadi dikarenakan adanya perbedaan persepsi dan bahasa, pendengaran yang buruk , keterlibatan emosional dan lain sebagainya antara pengirim pesan dengan penerima pesan. Robbin mencatatkan bahwa hambatan komunikasi terjadi dikarenakan :

·         Perbedaan bahasa dan persepsi.

·         Gangguan komunikasi. Menurut Locker gangguan komunikasi ada 2 yaitu: (1) gangguan emosional. Seringkali orang mencampurkan masalah pribadi dengan kondisi yang dihadapi sekarang. Yang pada akhirnya emosi kita kalut dan terpancing untuk marah, jika hal itu tetap berlangsung maka orang justru akan salah faham dengan komunikasi yang sedang dilakukan atau bahkana mengabaikan dengan komunikasi yang sedang berlangsung. Oleh karena itu kit harus lebih professional apalagi dalam dunia perkantoran atau perusahaan. (2) Gangguan Fisik. Pengirim atau penerima mungkin terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik seperti akustik yang jelek, tulisan yang tidak dapat dibaca, cahaya yang redup, atau masalah kesehatan. Gangguan fisik bisa mengganggu konsentrasi dalam berkomunikasi. Setiap komunikator selalu mengharapkan agar komunikasi yang dilaksanakannya dapat mencapai tujuan dengan apa yang telah diharapakannya. Sekalipun gangguan fisik ini memiliki dampak yang kecil,namun dalam suatu komunikasi tidak akan mendapatkan hasil yang memuaskan jika masih terdapat suatu hambatan karena mengurangi konsentrasi penerima.

·         Overload Informasi. Dalam dunia bisnis komunikasi merupakan hal yang sangat penting dan harus akurat, karena berhadapan dengan orang banyak. Tidak hanya dengan para pekerja sendiri tapi juga dengan pihak lain atau audiens. Keseringan dalam bisnis, komunikasi terganggu dikarenakan materinya rumit dan kontroversial. Seperti telah terbukti dalam penelitian di USA bahwa setiap harinya  diorganisasi Gallup mengirim dan menerima pesan sekitar 190 pesan. Hingga pada akhirnya sebagain orang terbenam dalam pesandan akan mengabaikan berita yang menurut mereka tidak penting, sehingga menunda menanggapinya atau bahkan menjawab tapi dengan jawaban yang tidak lengkap.

·         Penyaringan yang tidak tepat. Dalam hal menyaring harus diakukan secara tepat. Jika dalam penyaringan sutau berita ata pesan kita tidak baik,maka akan menambah kesalahfahaman atau gangguan komunikasi. Karena sudah tentu pesan atau berita yang kita sampaikan tidak sesuai dengan yang dimaksudkan. Atau bahkan isi pesan berubah atau tidak sesuai kepada penerima yang dituju. Penyaringan disini maksudnya adalah membuang atau menyingkat suatu pesan  atau informasi sebelum ditujukan pada penerima.

Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut. Antara lain adalah:

·         Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.

·         Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka, dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan kata lain, struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik, namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya.

·         Komitmen untuk berkomitmen secara etis, komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Orang yang tidak etis biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya, adil dan tidak memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat.

·         Menggunakan pesan yang singkat dan efektif, konsep 4 W (what, why, how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa harus menyampaikannya, bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan.[10]

---

[1] Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar ( Bandung : PT Remaja Rosdakara, 2007), 46.

[2] Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Surabaya : Erlangga, 2007), 49-50.

[3] Ibid,. 50-52.

[4] http://mardiahrahmawati.blogspot.com/2012/04/komunikasi-perkantoran.html diunduh pada tanggal 12 maret 2013.

[5] Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Surabaya : Erlangga, 2007), 52.

[6] Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Surabaya : Erlangga, 2007), 53.

[7] Em Griffin. A First Look at Communication Theory (McGrraw-Hill Companies,2003),87-89.

[8] Fattah Hanurawan. Psikologi Sosial Suatu Pengantar ( Bandung : PT Remaja Rosdakara, 2010) , 150-153.

[9] http://fajar-agni-fauzan.blogspot.com/2012/05/hambatan-dalam-komunikasi.html.diunduh pada tanggal 18 Maret 2013.

[10] Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Surabaya : Erlangga, 2007), 56-58.

Diposkan oleh Dewi Khoiriyah di 05.34 Tidak ada komentar: